Un e-mail de rappel efficace contient un objet explicite avec la date, un rappel de la date, de l'heure et du lieu, les informations pratiques utiles, et un lien pour annuler ou déplacer le rendez-vous. On l'envoie la veille en fin de journée et/ou quelques heures avant. Le ton reste cordial et bref.
Les 5 éléments indispensables
- Un objet explicite : « Rappel : votre rendez-vous demain à 10 h ».
- Date, heure et lieu, en toutes lettres, en haut du message.
- L'information pratique qui évite un appel : parking, point de rendez-vous, documents à apporter, lien de visio.
- Un lien pour annuler ou reprogrammer : un invité empêché préfère prévenir s'il peut le faire en un clic.
- Une signature avec un contact en cas de question.
Quand envoyer le rappel ?
- La veille, vers 18 h : le moment où l'on organise sa journée du lendemain.
- 2 à 3 heures avant pour un rendez-vous court ou en journée.
- Une semaine avant pour un évènement réservé longtemps à l'avance, en plus du rappel de la veille.
Modèle 1 : rappel de rendez-vous, la veille
Modèle 2 : rappel quelques heures avant
Modèle 3 : rappel d'évènement (portes ouvertes, atelier)
Les erreurs à éviter
- Un objet vague (« Information ») qui ne sera pas ouvert.
- Un rappel sans moyen d'annuler : l'invité ne vient pas, sans prévenir.
- Plusieurs rappels le même jour : un ou deux suffisent.
- Un rappel envoyé à une personne qui a déjà annulé.
Questions fréquentes
Comment faire un rappel poliment par e-mail ?
Restez bref et positif : rappelez la date, l'heure et le lieu, ajoutez une information pratique et proposez un lien pour annuler ou déplacer. Évitez les formulations culpabilisantes.
Combien de temps avant faut-il envoyer un rappel de rendez-vous ?
La veille en fin de journée est le moment le plus courant ; un second rappel 2 à 3 heures avant convient aux rendez-vous en journée.
Faut-il inclure un lien d'annulation dans un rappel ?
Oui : c'est ce qui permet de récupérer la place d'un invité empêché plutôt que de constater son absence.
Mis à jour le · Rédigé par l'équipe AKAPA